Datenschutzerklärung

Datenschutzbelehrung

Wir erheben, verwenden und speichern Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen der gültigen Datenschutzbestimmungen der Bundesrepublik Deutschland. Nachfolgend unterrichten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung und Verwendung.

1. Verantwortliche Stelle

Betreiberin der Website unter der Domain www.wobau-hannover.com und damit verantwortliche Stelle ist
Wobau Hannover-Ost e.G.

Vertreten durch den Vorstand
Peer-Oliver Pülm
Lange Str. 1
30559 Hannover

2. Erhebung und Verarbeitung von allgemeinen Daten

Jeder Zugriff auf unsere Internetseite und jeder Abruf einer auf dieser Website hinterlegten Datei werden protokolliert. Die Speicherung dient internen systembezogenen und statistischen Zwecken. Protokolliert werden: Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Webbrowser und anfragende Domain. Zusätzlich werden die IP Adressen der anfragenden Rechner protokolliert. Weitergehende personenbezogene Daten werden nur erfasst, wenn Sie als Nutzer der Website und/oder Kunde Angaben freiwillig, etwa im Rahmen einer Anfrage oder Registrierung oder zum Abschluss eines Vertrages oder über die Einstellungen seines Browsers tätigen.

3. Erheben personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten im Sinne dieser Datenschutzbestimmungen sind Einzelangaben über Ihre persönlichen oder sachlichen Verhältnisse. Hierzu zählen insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und ggf. Ihre Adresse, soweit Sie uns Letztere bekannt gegeben haben sollten.

Zu den personenbezogenen Daten zählen auch Informationen über Ihre Nutzung unserer Website. In diesem Zusammenhang erheben wir personenbezogene Daten wie folgt von Ihnen: Informationen über Ihre Besuche unserer Website wie bspw. Umfang des Datentransfers, den Ort, von dem aus Sie Daten von unserer Website abrufen sowie andere Verbindungsdaten und Quellen, die Sie abrufen. Dies geschieht in der Regel durch die Verwendung von Logfiles und Cookies. Nähere Information zu Logfiles und Cookies erhalten Sie weiter unten.

4. Verwendungszweck/ Rechtsgrundlage

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

1. Um die von Ihnen gewünschten Online-Dienste zu erbringen,

2. Um sicherzustellen, dass unsere Website in möglichst effektiver und interessanter Weise Ihnen gegenüber präsentiert wird;

3. Um unseren Verpflichtungen aus etwaigen zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen nachzukommen;

4. Um Sie über Änderungen unserer Leistungen zu informieren.

Die Erhebung der Daten erfolgt damit auf rechtlicher Grundlage der Regelungen des Art. 6 DSGVO.

5. Informationen über Ihren Computer und Cookies

Bei jedem Zugriff auf unsere Internetseiten erheben wir folgende Informationen über Ihren Computer: Die IP-Adresse Ihres Computers, die Anfrage Ihres Browsers sowie die Zeit dieser Anfrage. Außerdem werden der Status und die übertragene Datenmenge im Rahmen dieser Anfrage erfasst. Wir erheben auch Produkt- und Versionsinformationen über den verwendeten Browser und das Betriebssystem ihres Computers. Wir erfassen weiter, von welcher Website aus der Zugriff auf unsere Seite erfolgte. Die IP-Adresse Ihres Computers wird dabei nur für die Zeit Ihrer Nutzung der Website gespeichert und im Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert. Die übrigen Daten werden für eine begrenzte Zeitdauer gespeichert. Wir verwenden diese Daten für den Betrieb unserer Website, insbesondere um Fehler der Website festzustellen und zu beseitigen, um die Auslastung der Website festzustellen und um Anpassungen oder Verbesserungen vorzunehmen.

Unter Umständen erheben wir außerdem Informationen über Ihre Nutzung unserer Website durch die Verwendung sog. Browser-Cookies, soweit diese nicht technisch bedingt notwendig sind, allerdings nur nach vorheriger Einwilligung. Dies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Datenträger gespeichert werden und die bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit unserem System über Ihren Browser speichern. Ein Cookie enthält in der Regel den Namen der Domain, von der die Cookie-Daten gesendet wurden sowie Informationen über das Alter des Cookies und ein alphanumerisches Identifizierungszeichen. Cookies ermöglichen unseren Systemen, das Gerät des Nutzers zu erkennen und eventuelle Voreinstellungen sofort verfügbar zu machen. Sobald ein Nutzer auf die Plattform zugreift, wird ein Cookie auf die Festplatte des Computers des jeweiligen Nutzers übermittelt. Cookies helfen uns, unsere Website zu verbessern und Ihnen einen besseren und noch mehr auf Sie zugeschnittenen Service anbieten zu können. Sie ermöglichen uns, Ihren Computer wieder zu erkennen, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren und dadurch Informationen über Ihre bevorzugten Aktivitäten auf der Website zu speichern und so unsere Website an Ihren individuellen Interessen auszurichten.

In den von uns verwendeten Cookies werden lediglich die oben erläuterten Daten über Ihre Nutzung der Website gespeichert. Dies erfolgt nicht durch eine Zuordnung zu Ihnen persönlich, sondern durch Zuweisung einer Identifikationsnummer zu dem Cookie („Cookie-ID“). Eine Zusammenführung der Cookie-ID mit Ihrem Namen, Ihrer IP-Adresse oder mit ähnlichen Daten, die eine Zuordnung des Cookies zu Ihnen ermöglichen würden, erfolgt nicht. Sollten Sie eine Verwendung von Browser-Cookies nicht wünschen, können Sie Ihren Browser so einstellen, dass eine Speicherung von Cookies nicht akzeptiert wird. Bitte beachten Sie, dass Sie unsere Website in diesem Fall ggf. im Hinblick auf einzelne Funktionalitäten nur eingeschränkt können.

Sofern wir Sie um Ihre Einwilligung für Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Andernfalls erfolgt die Speicherung auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

6. Datensicherheit

Alle Informationen, die Sie an uns übermitteln, werden auf Servern von Anbietern gespeichert, die ein angemessenes Datenschutzniveau i.S.d. Art 45 Abs. 1 DSGVO bieten. Leider ist die Übertragung von Informationen über das Internet nicht vollständig sicher, weshalb wir die Sicherheit der über das Internet an unserer Website übermittelten Daten nicht garantieren können. Wir sichern unsere Website und sonstigen Systeme jedoch durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab. Insbesondere werden Ihre persönlichen Daten bei uns verschlüsselt übertragen.

7. Weitergabe/Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe/Bereitstellung eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet. Dabei kann es sich insbesondere Bereitstellung Ihrer Daten zum Zwecke von Vertragsschlüssen oder –erfüllungen, um die Auskunftserteilung zum Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln.

Sollten wir Ihre Daten dann nicht bereitstellen, könnte dies für Sie und/oder uns z.B. zur Nichterfüllbarkeit vertraglicher Leistungen, außerordentlicher Kündigung des jeweiligen Vertrages, Kosten- und Schadensersatzforderungen und -ansprüche (auch durch Dritte), und/oder Geldbußen oder gar strafrechtlichen Ahndung aus ggf. mit der Nichtbereitstellung der Daten einhergehenden Gesetzesverstößen führen.

8. Datenschutz und Websites weiterer Dritter

Die Website kann u.a. Hyperlinks zu und von Websites anderer Dritter enthalten. Wenn Sie einem Hyperlink zu einer dieser Websites folgen, beachten Sie bitte, dass wir hierbei ebenfalls keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen übernehmen können. Bitte vergewissern Sie sich daher auch hier über die jeweils geltenden Datenschutzbedingungen, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites Dritter übermitteln.

9. Daten die wir im Rahmen individueller Kommunikation z.B. durch E-Mail Anfragen von Ihnen erhalten

Daten die wir im Rahmen individueller Kommunikation von Ihnen erhalten, werden bei uns zu folgenden Zwecken gespeichert:

a) Um unseren Verpflichtungen aus etwaigen zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen nachzukommen bzw. zur Anbahnung solcher Verträge

b) Zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall sich eventuell ergebender Rückfragen.

Rechtsgrundlage für die Erhebung dieser Daten ist entweder Ihre Einwilligung in die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, der Umstand, dass die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen und/oder die Verarbeitung ist gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen. Hierbei handelt es sich insbesondere um kaufmännische Aufbewahrungspflichten der Geschäftskorrespondenz. Weiterhin stellt eine laufende Kundenbeziehung zwischen Ihnen und uns ein berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f). DSGVO dar.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit durch kurze Mitteilung an unsere im Impressum angegebenen Kontaktdaten widerrufen.

10. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular oder unser Formular zur Schadensmeldung nutzen, um uns Kontaktanfragen Meldungen von Mängeln oder Schäden zukommen zu lassen, werden wir Ihre dortigen Angaben inklusive der dort angegeben Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage/ Schadensmitteilung und für den Fall sich ergebender zusätzlicher Fragen bei uns speichern.

Ihre Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

11. Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland, erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 10 Jahre gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handelsbücher, für Besteuerung relevanter Unterlagen, etc.) und 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB (Handelsbriefe).

12. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar. Bitte suchen Sie die Website regelmäßig auf und informieren Sie sich über die geltenden Datenschutzbestimmungen.

13. Ihre Rechte und Kontakte

Sie können Ihre personenbezogenen Daten z.B. jederzeit kostenlos einsehen und ggf. auch deren Berichtigung und/oder – wenn der Bestand der Datenspeicherung nicht zwecks Vertragserfüllung, satzungsbedingt oder gesetzlich erforderlich ist – eine Löschung und/oder auch nur Sperrung verlangen. Wir empfehlen Ihnen, vor Geltendmachung eines jedweden uns gegenüber erhobenen Löschungsanspruches uns gegenüber Ihre Daten ggf. selbst gesichert zu haben. Ihnen stehen ggf. auch die Rechte auf Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit zu, die sich aus den Art. 15 – 21 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergeben. Soweit die Verarbeitung auf Ihrer gesonderten Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zu den vorgenannten Zwecken und/oder um nähere Informationen hierüber zu erhalten, wenden Sie sich an uns per E-Mail an die Adresse info@wobau-hannover.com oder an unsere im Impressum dieser Webseite angegebenen Kontakt- und Adressdaten.

Sollten Sie Fragen, Kommentare oder Anfragen bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, wenden Sie sich bitte wie bereits dargelegt an uns über die Impressum dieser Internetseiten genannten Kontaktdaten. Falls Sie der Auffassung sein sollten, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten über/durch uns rechtswidrig erfolgt, steht Ihnen unbeschadet dessen als betroffene Person auch das Recht zu, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer der ebenfalls nach dieser Vorschrift zuständigen Aufsichtsbehörden zu beschweren.

14. Telefonische Erreichbarkeit über einen KI-Assistenten

Eingehende Anrufe unter 0511 270908-0 nimmt nach 20 Sekunden oder außerhalb unserer Bürozeiten eine digitale Assistentin entgegen. Zu Beginn des Gesprächs weist die Assistentin darauf hin, dass es sich um eine digitale Assistentin handelt und dass Hinweise zum Datenschutz online zu finden sind. Sie können das Gespräch jederzeit beenden.

Zweck der Verarbeitung. Wir nehmen Ihr Anliegen entgegen, erfassen es strukturiert und leiten es an die zuständige Stelle in unserem Haus weiter. Dazu wandelt das System Ihre gesprochenen Worte in Text um, wertet den Text aus und antwortet Ihnen sprachlich.

Verarbeitete Daten. Ihre Rufnummer, der Inhalt des Gesprächs als Text, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs sowie die Angaben, die Sie im Gespräch machen, etwa Ihr Name, die betroffene Immobilie oder Ihr Anliegen. Das Gesprächsaudio wird während des Anrufs verarbeitet und nicht gespeichert. Die Umwandlung der Sprache in Text und die Sprachausgabe erfolgen innerhalb der Europäischen Union. Das Sprachmodell, das das Gespräch führt und den Gesprächstext auswertet, verarbeitet die Daten in den Vereinigten Staaten.

Rechtsgrundlage. Bestehen zwischen Ihnen und uns vertragliche Beziehungen, etwa als Eigentümerin, Eigentümer, Mieterin oder Mieter einer von uns verwalteten Immobilie, verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung dieses Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen übrigen Fällen stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht darin, telefonisch durchgehend erreichbar zu sein, Anliegen vollständig aufzunehmen und sie ohne Wartezeit an die zuständige Stelle zu bringen. Wir haben Ihre Interessen und unsere gegeneinander abgewogen: Die Verarbeitung beschränkt sich auf das, was Sie im Gespräch von sich aus mitteilen, und das Audio wird nicht gespeichert.

Empfänger. Für den Betrieb der digitalen Assistentin setzen wir die HeyVera GmbH, Dresdener Straße 113b, 10179 Berlin, als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO ein. HeyVera bindet weitere Auftragsverarbeiter ein, insbesondere für Telefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe und Sprachmodelle. Die vollständige Liste dieser Unternehmen mit Sitz, Verarbeitungsort und Garantien für Übermittlungen in Drittländer finden Sie unter www.heyvera.de/unterauftragsverarbeiter. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie über info@wobau-hannover.com, Herr Peer-Oliver Pülm.

Speicherdauer. Wir speichern das Gesprächsprotokoll so lange, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Auf Ihren Antrag löschen wir Ihre Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Ihre Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, können Sie ihr nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wenden Sie sich dazu Peer-Oliver Pülm, info@wobau-hannover.com. Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

15. Verarbeitungsverzeichnis

Bezeichnung	Telefonische Erstannahme und Erfassung von Anliegen durch einen KI-Sprachassistenten
Verantwortlicher	Wobau Hannover-Ost e.G., Lange Straße 1, 30559 Hannover, vertreten durch Peer-Oliver Pülm, info@wobau-hannover.com
Datenschutzbeauftragter	Peer-Oliver Pülm, info@wobau-hannover.com
Zwecke	Annahme eingehender Anrufe außerhalb und innerhalb der Geschäftszeiten, Erfassung des Anliegens einschließlich Transkription und Erstellung eines strukturierten Vorgangs, Weiterleitung an die zuständige Stelle, Rückrufinformation, Nachweis der Anliegenerfassung
Betroffene Personen	Anrufende Personen, insbesondere Eigentümerinnen und Eigentümer, Mieterinnen und Mieter, Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, Interessentinnen und Interessenten, Behörden. Daneben Beschäftigte des eigenen Unternehmens bei Weiterleitungen, Benachrichtigungen und Portalnutzung.
Datenkategorien	Rufnummer, Gesprächsinhalt als Transkript, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, im Gespräch genannte Angaben wie Name, Objekt- und Wohnungsadresse, Anliegen und Rückrufwunsch.
Besondere Kategorien (Art. 9)	Keine gezielte Erhebung. Ungeplant können besondere Kategorien anfallen, etwa Gesundheitsangaben bei Schadensmeldungen; sie werden ausschließlich zur Bearbeitung verarbeitet. Keine biometrische Identifizierung anhand der Stimme.
Empfänger	HeyVera GmbH als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Weitere Auftragsverarbeiter über HeyVera: Google Ireland, Supabase, Twilio, Deepgram, Eleven Labs, OpenAI Ireland, Sentry sowie je nach Funktion AssemblyAI, Meta Platforms Ireland, PostHog und OpenStreetMap Foundation. Die Büromitarbeiter der Wobau Hannover-Ost e.G. mit Zugriff auf die info@wobau-hannover.com
Drittländer	USA an Twilio, Deepgram, Eleven Labs und OpenAI. Garantien: EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Vereinigtes Königreich an die OpenStreetMap Foundation auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO.
Löschfristen	Gesprächsprotokolle: 24 Monate. Löschung auf Antrag betroffener Personen über die Löschfunktion der Plattform.
Maßnahmen (TOM)	Verschlüsselte Übertragung, Zugriff nur für berechtigte Mitarbeitende über persönliche Konten, Mandantentrennung, Datenhaltung in Rechenzentren innerhalb der EU, protokollierte Löschvorgänge. Einzelheiten in § 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Rechtsgrundlagen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anrufern mit Vertragsbezug, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Übrigen.

Ende der Datenschutzbelehrung.